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聘请指南
 

海外专家来校授课的聘请指南

   

申报审批

每年年末各二级学院根据国际交流处的通知,上报下一年度专家聘请计划,国际交流处汇总审核后,将结果与经费资助额度通知相关二级学院。

工作表格

聘请海外专家来校授课流程受我校质量管理工作小组监督,相关二级学院要严格按照要求填写相关表格并及时交至国际交流处办公室。>>>查看相关工作表格

办理签证及延期

相关二级学院应提前为海外专家办理来华手续,协助专家申请“F”(访问签证)或“Z”(职业签证)签证来校讲学或任教。

短期来校办理“F”签证(停留期不超过90天)来华讲学、访问。>>>查看短期海外专家办理“F”访问签证程序及延期

长期来校办理“Z”签证(停留期超过90)来华任教、讲学、合作研究、学术交流等。 >>>查看长期海外专家办理“Z工作签证程序

办理其他证件及延期

持“Z”签证入境的海外专家,学校还需为其办理外国专家证、居留许可证等证件。>>>查看长期海外专家到校后办理《外国专家证》>>>查看长期海外专家到校后办理外国人居留许可(一年期)

居住证明

海外专家入住我校62号楼或海云楼时,相关二级学院需协助海外专家持本人护照到62号楼B座前台办理派出所临时住宿证明,并妥善保留临时住宿证明回单直至出境。

签订合同

相关二级学院与海外专家签订聘任合同或协议,由国际交流处提供合同样本。>>>查看签订合同

费用报销

获得学校经费资助的专家可报销相关费用。>>>查看费用报销

一、相关工作表格

        所有表格可以至数字平台-部门工作-国际交流处-工作表格内下载。

        1,聘请短期海外专家(停留期不超过90天)来校授课共需递交三张表格。

        (1)《聘请海外专家授课项目申请表》:每年年末各二级学院根据国际交流处的通知,上报下一年度专家聘请计划,并报送《聘请海外专家授课项目申请表》至国际交流处办公室。

        (2)《聘请海外专家授课计划表》:相关二级学院在专家来华前至少1个月为专家出具邀请函,与专家确认具体来校时间和往返航班信息,并填写《聘请海外专家授课计划表》及其附页《教学安排》报送至国际交流处办公室。

        (3)《聘请海外专家授课成果总结表》:相关二级学院在专家离校后两个星期内,填写《聘请海外专家授课成果总结表》并附上专家在校期间的工作照1至2张交至国际交流处办公室。可只发电子版。

        2,相关二级学院聘请外国文教专家(停留期超过90天)来校授课,需递交《聘请长期外国文教专家申请表》。

二、短期海外专家办理“F”访问签证程序及延期

        外国人应邀来我校进行短期访问、讲学及短期进修、实习等活动的,且在境内停留时间不超过90天的,应持F签证入境,在签证标明的停留期内或者有效期内停留,需超过期限停留的,应在签证到期前15个工作日申请签证延期。

2.1 办理“F”访问签证流程

        具体流程如下:

        (1) 相关二级学院在专家来华前至少1个月为专家出具邀请函并将原件寄给被邀请专家,复印件留存备用。某些国家和地区的中国使领馆只需邀请函复印件即可,具体可咨询当地使领馆。同时与专家确认具体来校时间和往返航班信息。

        (2) 填写《聘请海外专家授课计划表》报送至国际交流处办公室,并将专家的具体来校时间和往返航班信息告知国际交流处。

        邀请信应包含以下基本要素:

        邀请事由;被邀请人在华期间费用承担方式;与护照信息一致的被邀请人基本信息:姓名、性别、国籍、出生年月、护照号码、学历、职业等;被邀请外国人拟在华住宿地点、联系人,拟在华活动行程安排、活动内容,如若涉及其他单位,须注明单位名称、所在地。

        邀请信须使用本校信签纸打印,有学院领导签字、盖公章。

        (3)特殊情况说明:当专家在华连续停留时间超过30天,或专家向他国的使领馆申请签证时(例如:某教授是美国籍人士,但长期住在英国,需要在中国驻英国大使馆申请签证前往中国),驻外使领馆可能会要求专家办理《被授权单位邀请函》或《邀请确认函》。办理上述邀请函需要学校向上海市外办申请,请相关二级学院在专家来华前至少45天向国际交流处提出申请,并提供以下材料。待拿到上述邀请函后,再将原件寄给专家用于办理签证。  

        申办“F”访问签证《邀请确认函》需要提供的材料:

         A《邀请外国人来华手续申请表》

         样本由国际交流处提供

         B 专家《护照》复印件

        需要提供的护照页包括:基本信息页(姓名、性别、出生年月、照片、国籍、护照有效期、护照号码等),如有来华记录,提供最近一次入境签证记录页。

        C 相关二级学院签发的《邀请信》(原件是外文的,须附中文翻译件)

        邀请信内容应包含以下基本要素

  • 邀请事由;被邀请专家在华期间费用承担方式;与护照信息一致的被邀请专家基本信息:姓名、性别、国籍、出生年月、护照号码、学历、职业等;被邀请专家拟在华活动行程安排,活动内容,涉及其他单位,须注明单位名称、所在地。

  • 邀请信须使用学校信签纸打印,有法人签字、盖公章。

  • 如有需要,可向国际交流处索要模板供参考

        D 邀请单位出具的《邀请担保函》(中文)

        担保函内容应包含以下基本要素:

  • 对邀请行为的真实性、必要性作出承诺;对被邀请专家在华费用支付进行担保;承诺将敦促、监督被邀请专家遵守中国法律法规,按时离境;如有违反将承担相应责任。

  • 相关二级学院接待陪同人员的联系方式。

  • 担保函须使用学校信签纸打印,有法人签字、盖公章。

       E 被邀请专家境外单位出具的《出差证明》《派遣书》

        出差证明或派遣书内容应包含以下基本要素:

  • 须说明与邀请方的关系、被邀请人在其单位中的职务、来华目的,拟入境中国时间和停留天数。

  • 出差证明或派遣书应是被邀请专家境外单位信签纸打印,有负责人签字、盖章。

        审核部门将视情况要求申请单位提交的其他资料:

        F需要申请多次签证的,须提供被邀请人以往近一年内来华入境《护照签证记录页》

        G部分国家被邀请人在第三国办理签证的,需要提供在第三国的有效《居留证明》文件

2.2 办理“F”访问签证延期流程

        相关二级学院在专家“F”签证到期前,至少提前15个工作日向国际交流处提出申请为专家办理F签证延期。所需材料如下(注:下列4、5、6项材料由国际交流处提供):

        (1)有效护照(有效期至少六个月)和签证原件。

        (2)填写完整的《外国人签证、居留许可申请表》(可至数字平台-国际交流处-工作表格-办理外国人来华工作证件相关表格中下载),由专家本人签字,及1张专家近期2寸半身正面免冠照片。

        (3)我校62号楼B座前台开具的《境外人员临时住宿登记单》原件。

        (4)本校《外国文教专家办证申请函》。

        (5)本校事业单位法人证书和组织机构代码证的复印件,并加盖公章。

        (6)按上海市出入境管理局相关规定缴纳费用(按人次和延期时间算)。

        :办理签证延期需要专家本人到场。材料备齐后,请专家本人或学校协助专家本人前往下面地址办理。材料被上海市公安局出入境管理局受理后,专家可于7个工作日后前往同一地址或通过邮寄方式拿回本人护照和新的签证。

        办理签证延期地址:

        上海市公安局出入境管理局

        地址:上海市浦东新区民生路1500号
        窗口对外接待时间
        周一 - 周六  9:00 - 17:00
        (国务院颁布的法定假日及调休日除外)

三、长期海外专家办理“Z”工作签证程序

         海外专家在校连续停留时间超过90天,需申请“Z”工作签证入境。

3.1 办理Z”工作签证流程

        (1)在专家来校前3个月,相关二级学院报送《聘请海外专家授课申请表》或《聘请长期外国文教专家申请表》至国际交流处办公室。

        (2)专家入境前,相关二级学院与专家签订由上海市外国专家局发布的《外国文教专家合同范本》,明确双方义务和权利,一式两份,专家自留一份,国际交流处留一份,相关二级学院复印留底。可先将协商好后的合同电子版本发给专家,专家打印出签字后将复印件给相关二级学院,校方再签字盖章,用于为专家办理相关工作证件。

        (3)签订合同后,专家在境外自行前往中国驻外大使馆咨询中国驻外使、领馆认证的外国卫生医疗机构,并进行体检。拿到个人及18岁以上随行家属的健康证明书后,将复印件给相关二级学院。

        (4)相关二级学院收到合同、健康证书等相关材料后,转交至国际交流处。由国际交流处为专家办理《外国专家来华工作许可证》,该证件由上海市外国专家局签发,需20个工作日。

        (5) 在拿到《外国专家来华工作许可证》后,国际交流处为专家办理《邀请确认函》,该证件由上海市外办签发,需7个工作日。

        (6)拿到《外国专家来华工作许可证》和《邀请确认函》后,复印留底,相关二级学院将工作许可证原件、邀请函原件寄给专家本人。请专家本人携带本人护照、上述证书和健康证明书前往当地使领馆申请Z工作签证。

        相关二级学院将以下材料准备好后,电子版发至zouyi@shmtu.edu.cn,纸质版交到国际交流处,由国际交流处协助办理。

3.2 办理《外国专家来华工作许可证》需要的材料

序号

提交材料名称

原件/复印件

要求

材料提供方

1

《外国专家来华工作许可》申请报告

原件

加盖学校公章

国际交流处提供

2

《外国专家来华工作许可》申请表

原件

加盖我校公章并贴一张近期两寸免冠照片

相关二级学院提供,样本由国际交流处提供

3

中、外文个人简历(包括学历、工作经验)

原件

中文与英文简历都需要提供(应包括教育背景、工作经历、职务及时间段)

相关二级学院提供

4

个人及随行家属护照复印件

复印件

如有随行家属需提供家属关系证明(配偶-结婚证书,子女-出生证明等),非英语证明需提供翻译件,并加盖翻译单位公章

相关二级学院提供

5

最高学历证书和专业资格证明材料复印件

复印件

最高学历证明一定要提供,专业资格证明有则提供(如TEFL、TESOL、工程师资格、教师资格等),非英语证书单位需提供翻译件,并加盖翻译单位公章

相关二级学院提供

6

个人及18岁以上随行家属经中国驻外使、领馆认证的外国卫生医疗机构或中国政府指定的卫生检疫部门出具的健康证明书

复印件

国外医院做的体检也可,非英语需提供翻译件,并加盖翻译单位公章

相关二级学院提供

7

连续在华工作的文教类专家须提交前一任教单位推荐信(经技类专家须提交前一任单位离职证明)

原件/复印件

连续在华工作指三年内在华工作过。

文教专家推荐信是国家外国专家局要求的统一格式,需由上家单位加盖公章,必须是原件提交。如与上家单位提前解除合同,需要提供“注销单”。

相关二级学院提供

8

聘用协议或合同

复印件

合同原件需由专家本人签名并加盖单位公章,合同不能有涂改,复印件应保证与原件一致。

相关二级学院提供,样本由国际交流处提供

9

个人及单位承诺书

原件/复印件

个人承诺书须由外国专家本人签名,单位承诺书需加盖公章。

国际交流处提供

10

申请单位营业执照和组织代码证复印件

复印件

盖学校公章

国际交流处提供

3.3 申办“Z”工作签证《邀请确认函》需要提供的材料

   A《邀请外国人来华手续申请表》

        样本由国际交流处提供

   B 被邀请专家《护照》复印件

        应提供的护照页包括:基本信息页(姓名、性别、出生年月、照片、国籍、护照有效期、护照号码等),如有来华记录,提供最近一次入境签证记录页。

   C 相关二级学院签发的《邀请信》(原件是外文的,须附中文翻译件)

        邀请信内容应包含以下基本要素:

  • 邀请事由;被邀请专家在华期间费用承担方式;与护照信息一致的被邀请专家基本信息:姓名、性别、国籍、出生年月、护照号码、学历、职业等。

  • 邀请信须使用学校信签纸打印,有学院领导签字、盖公章

  • 如有需要,可向国际交流处索要模板供参考

   D上海市外国专家局颁发的《外国专家来华工作许可证》原件(市外办验看后归还)

四、办理其他证件及延期

4.1长期海外专家到校后办理《外国专家证》

        长期海外专家专家到校后,相关二级学院尽快将下述材料准备好,电子版发至zouyi@shmtu.edu.cn , 纸质版交到国际交流处,由国际交流处协助办理。

        具体流程如下:

        (1)长期海外专家到校后,先办理《外国专家证》,由上海市外国专家局颁发,需要7个工作日;

        (2)拿到《外国专家证》后,专家本人或学校协助专家本人持相关材料前往上海市公安局出入境管理局办理《外国人居留许可》,需要7个工作日;

        (3)所有证件拿到手后,为专家购买在华期间的意外人身伤害保险和医疗保险。

已持有《外国专家来华工作许可》,再办《外国专家证》所需的材料:

序号

提交材料名称

原件/复印件

要求

材料提供方

1

《外国专家来华工作许可》或存根复印件

原件/复印件

相关二级学院提供

2

《外国专家证》申请报告

原件

申请表必须加盖公章

国际交流处提供

3

《外国专家证》申请表

原件

申请表必须加盖公章

国际交流处提供

4

入境后,由出入境检验检疫局出具的本人及18岁以上随行家属的健康证明复印件

复印件

金浜路15号统一做体检

相关二级学院提供

5

拟聘请的外国专家及随行家属的护照、入境章及签证复印件

复印件

相关二级学院提供

6

近期两寸正面免冠像照二张

原件

如有随行家属,还需提供11寸家属正面免冠像照

相关二级学院提供

7

个人及单位承诺书

原件

个人承诺书须由外国专家本人签名,单位承诺书需加盖公章。

相关二级学院提供,样本由国际交流处提供

直接办理《外国专家证》所需的材料:

序号

提交材料名称

原件/复印件

要求

材料提供方

1

中、外文个人简历(包括学历、工作经验)

原件

中文与英文简历都需要提供(应包括教育背景、工作经历、职务及时间段)

相关二级学院提供

2

最高学历证书和专业资格证明材料复印件

复印件

最高学历证明一定要提供,专业资格证明有则提供(如TEFLTESOL、工程师资格、教师资格等),非英语证书单位需提供翻译件并加盖翻译单位公章。

相关二级学院提供

3

中国出入境检验检疫局出具的本人及18岁以上随行家属的健康证明复印件

复印件

金浜路15号统一做体检

相关二级学院提供

4

聘用协议或合同

复印件

合同原件需由专家本人签名并加盖单位公章,合同不能有涂改,复印件应保证与原件一致。

相关二级学院提供,样本由国际交流处提供

5

拟聘请的外国专家及随行家属的护照、入境章及签证复印件

复印件

如有随行家属需提供家属关系证明(配偶-结婚证书,子女-出生证明等)

相关二级学院提供

6

近期两寸正面免冠像照二张

原件

如有随行家属,还需提供11寸家属正面免冠像照。

相关二级学院提供

7

连续在华工作的文教类专家须提交前一任教单位推荐信(经技类专家须提交前一任单位离职证明)

原件/复印件

文教专家推荐信是国家外国专家局要求的统一格式,需由上家单位加盖公章,必须是原件提交;经技类单位离职证明可以是复印件。如与上家单位提前解除合同,需要提供“注销单”。

相关二级学院提供

8

个人及单位承诺书

原件

个人承诺书须由外国专家本人签名(格式见常见下载),单位承诺书需加盖公章。

相关二级学院提供,样本由国际交流处提供

9

《外国专家证》申请报告

原件

申请报告必须加盖公章

国际交流处提供

10

《外国专家证》申请表

原件

申请表必须加盖公章并贴一张近期两寸正面免冠照片

相关二级学院提供,样本由国际交流处提供

11

申请单位营业执照和组织代码证复印件

复印件

需加盖公章。

相关二级学院提供

申办《外国专家证》(延期)所需材料:

序号

提交材料名称

原件/复印件

要求

材料提供方

1

拟聘请的外国专家及随行家属的护照、入境章及签证复印件

复印件

相关二级学院提供

2

《外国专家证》(延期)申请报告

原件

申请报告必须加盖公章

相关二级学院提供

3

《外国专家证》(延期)申请表

原件

申请表必须加盖公章

相关二级学院提供,样本由国际交流处提供

4

聘用协议或合同

复印件

合同原件需由专家本人签名并加盖单位公章,合同不能有涂改,复印件应保证与原件一致。

相关二级学院提供,样本由国际交流处提供

5

申请单位营业执照和组织代码证复印件

复印件

需加盖公章

国际交流处提供

        接收部门名称:上海市外国专家局
        接收地址:梅园路77号四楼

        接收时间
        周一至周五  上午9:00至11:00  下午1:30至5:00

       (注,周一上午不受理)

4.2长期海外专家到校后办理外国居留许可(一年期)

        说明:先办理《外国专家证》,再申请居留许可。以下第6、7、8项材料由国际交流处提供。

        1,专家本人的《外国专家证》。

        2,交1张近期2寸半身正面免冠照片;

        3,居住地所在派出所出具的《境外人员临时住宿登记单》原件;

        4,本人有效护照及签证原件;

        5,提交市卫生检疫部门出具的健康证明原件(长宁区金浜路15号);

        6,提交填写完整的《外国人签证、居留许可申请表》;

        7,上海海事大学《外国文教专家办证申请函》;

        8,本单位法人证书和组织机构代码证复印件,需加盖公章;

五、签订合同

5.1 F签证入境的短期海外专家

        持F签证入境的海外专家需在入境后三天内与相关二级学院签订《外教合同-英文样式》,一式三份,盖学院公章。一份给外教自留,一份由学院自留,一份交至国际交流处。合同样式请向国际交流处索取。学院领导签字需用中文。

5.2 Z签证入境的长期海外专家

        持Z签证入境的海外专家需在入境前与学校签订由上海市外国专家局发布的《外国文教专家合同范本》,一式两份,一份外教自留,一份交至国际交流处,相关二级学院可保留复印件。合同签订后,再由学校为专家办理来华工作的相关证件,具体流程可参照“长期来校办理“Z”职业签证程序”。合同样式请向国际交流处索取。

六、费用报销

        获得学校经费资助的专家可在入境后由中方联系教师或学院外事秘书代办理相关费用的报销流程。根据《上海海事大学关于聘请海外专家来校授课的实施办法(暂行)(2014)》的规定,来校短期授课的海外专家将被支付以下费用:

        :我校财务支付给海外专家的费用均以人民币的形式直接汇入专家的个人账户。专家收到账户款项后若想换成外汇带走,需提前与银行预约。滴水湖工商银行的预约电话:68280179。目前我国规定,外国人持本人护照每人每天可换取等值于500美元的人民币,中国人持身份证每人每天可换取等值于10000美元的人民币。

        (1)讲课费:获得讲课费资助的专家入境后持本人护照前往银行办理一张中国的银联借记卡,开户行不限,但必须是在上海,之后将银行卡户名和卡号提供给国际交流处;若专家已有在上海开户的中国银联借记卡或其他卡类,可直接将银行卡户名和卡号提供给国际交流处。(注:请特别注意外国人的银行卡户名有无大小写、姓和名之间的空格等,若提供给国际交流处的户名有误,会影响费用进账的时间。)

        (2)餐费补贴:专家在校期间每天可获得一定餐费补贴,具体补贴标准请向国际交流处咨询。餐费补贴会与讲课费等一起汇入专家的上述银行卡账户。专家若愿意在校内餐厅就餐,可由相关二级学院在专家来校前向学校一卡通中心申请办理临时卡(20元/张),由专家本人充值后在校内餐厅就餐。办卡手续费由相关二级学院自理。此卡可循环使用,相关二级学院可在专家离校前将卡内余额退给专家,空白卡留下继续使用。

        (3)国际旅费:我校提供经济舱捷径往返机票(在可能的情况下,必须乘坐中国各航空公司的航班),但国际旅费需符合学校规定的标准,具体标准请向国际交流处咨询。

        订票方式有两种:

        A,由专家根据上述标准自订航班,到校后依据航班行程单及登机牌原件等相关票据(含本人信息、航班信息、价格等)进行报销,报销后的费用直接汇入专家的银行卡账户中;

        B,将专家的护照扫描件发给国际交流处,通过国际交流处联系订票公司进行订票,费用直接由国际交流处支付,无需专家到校后报销。

        (4)住宿:学校不对专家住宿进行票据报销。专家来校后由国际交流处统一安排入住新校62号楼外籍专家楼。因专家个人要求需安排校外住宿的专家,各学院可自行安排专家入住校外宾馆,相关费用由学院或专家本人自行承担。

        (5)交通:学校提供专家来校和离校时的接送机交通,不报销其他交通费用。专家确认航班信息后,由相关二级学院联系老师确认接送机的人选,告知国际交流处需要接送车的时间和地点,由国际交流处向学校车队订车。如若遇到学校重大活动,学校车队可能无法提供本校的车队服务时,由相关二级学院自行乘坐出租车或公共交通。国际交流处根据学校车队制定的费用标准将费用补贴给相关二级学院。